PEDOMAN RAKYAT – MAKASSAR. Ketua Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Pengurus Wilayah (PW) Sulawesi Selatan Dr H Basri,S.Pd.,M.Pd memukau para peserta bimbingan teknis (Bimtek) Implementasi e-Arsip Terintegrasi Pemerintah Kabupaten Pangkep di Hotel Aryaduta Makassar, Selasa (12/11/2024).
Dr Basri yang juga Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sulsel ini membawakan bimbingan teknis berupa pengenalan apa itu arsip, apa itu arsip dinamis dan apa itu arsip statis.
“Berdasarkan UU 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah kumpulan catatan atau rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, atau perseorangan. Arsip dapat berupa dokumen tertulis, lisan, atau bergambar, dan disimpan dalam berbagai media, seperti kertas, elektronik, audio, atau video,” ungkapnya.
Adapun arsip adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip, dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dikelompokkan menjadi arsip aktif dan arsip inaktif:
Arsip aktif Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Contoh arsip aktif adalah kontrak bisnis yang masih berlaku, laporan keuangan terkini, surat-surat penting, dan catatan kegiatan harian. Arsip inaktif: Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan ini dilakukan pemusnahan arsip jika telah melewati proses retensi arsip.
Adapun arsip statis, ungkap Dr Basri lebih lanjut, adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan. Arsip statis bersifat permanen atau tetap, dan memiliki nilai berkelanjutan. Contoh arsip statis adalah teks proklamasi, notulen rapat, dan foto peristiwa.
Lebih lanjut, Dr Basri menyampaikan bahwa pengelolaan kearsipan juga dibutuhkan pengawasan berdasarkan PP 28 tahun 2013 yang mana ini akan dinilai langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
“Dewasa ini pengelolaan kearsipan lebih luas lagi dengan pengelolaan arsip dengan teknologi dan informatika, sesuai UU 43/2009 pasal 1 angka 2 yang salah satu penunjangnya adalah Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) yang saat ini sudah masuk ke versi 3,” bahasnya.
