PEDOMAN RAKYAT - MAKASSAR. Ketua Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Pengurus Wilayah (PW) Sulawesi Selatan Dr H Basri,S.Pd.,M.Pd memukau para peserta bimbingan teknis (Bimtek) Implementasi e-Arsip Terintegrasi Pemerintah Kabupaten Pangkep di Hotel Aryaduta Makassar, Selasa (12/11/2024).
Dr Basri yang juga Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sulsel ini membawakan bimbingan teknis berupa pengenalan apa itu arsip, apa itu arsip dinamis dan apa itu arsip statis.
"Berdasarkan UU 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah kumpulan catatan atau rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, atau perseorangan. Arsip dapat berupa dokumen tertulis, lisan, atau bergambar, dan disimpan dalam berbagai media, seperti kertas, elektronik, audio, atau video," ungkapnya.
Adapun arsip adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip, dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dikelompokkan menjadi arsip aktif dan arsip inaktif:
Arsip aktif Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Contoh arsip aktif adalah kontrak bisnis yang masih berlaku, laporan keuangan terkini, surat-surat penting, dan catatan kegiatan harian. Arsip inaktif: Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan ini dilakukan pemusnahan arsip jika telah melewati proses retensi arsip.
Adapun arsip statis, ungkap Dr Basri lebih lanjut, adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan. Arsip statis bersifat permanen atau tetap, dan memiliki nilai berkelanjutan. Contoh arsip statis adalah teks proklamasi, notulen rapat, dan foto peristiwa.
Lebih lanjut, Dr Basri menyampaikan bahwa pengelolaan kearsipan juga dibutuhkan pengawasan berdasarkan PP 28 tahun 2013 yang mana ini akan dinilai langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
"Dewasa ini pengelolaan kearsipan lebih luas lagi dengan pengelolaan arsip dengan teknologi dan informatika, sesuai UU 43/2009 pasal 1 angka 2 yang salah satu penunjangnya adalah Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) yang saat ini sudah masuk ke versi 3," bahasnya.
"Bukan itu saja, saat ini prasarana dan sarana arsip harus sudah sesuai dengan kaidah teknologi dan informatika sesuai dengan UU 43 Pasal 32 ayat 1dan 2. Mengapa demikian karena kita telah masuk ke dalam sistem Arsip Elektronik seperti yang diatur dengan UU nomor 43 tahun 2009 Pasal 68 ayat 1. Jadi UU 43 tahun 2009 itu sudah lengkap diatur semuanya," paparnya.
"Kesemuanya itu sejalan dengan Perpres 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang tentu tujuannya yaitu mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel, mewujudkan pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya serta meningkatkan keterpaduan dan efisiensi penyelenggaraan SPBE," ulasnya.
Untuk bidang kearsipan sendiri, SPBE ini merupakan efesiensi administrasi pemerintahan dan penyelenggaraan kearsipan terpadu. Kemudian penerapan kearsipan berbasis elektronik, keterpaduan proses bisnis pengelolaan arsip dan integrasi layanan kearsipan, kata Dr Basri.
"Tentu ini harus dilakukan dengan perhatian penuh dari pimpinan daerah dan salah satu yang patut diacungi jempol adalah Pemerintah Kabupaten Pangkep yang melaksanakan Bimtek ini," tandasnya.
Acara Bimtek Implementasi e-Arsip Terintegrasi Pemkab Pangkep ini, dibuka langsung oleh Plt Bupati Pangkep H. Syahban Sammana yang juga dihadiri oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Pangkep Muhiddin R.
PLT Bupati Pangkep Syahban Sammana dalam sambutannya membuka bimtek menyampaikan bimtek implementasi e-Arsip terintegrasi yang dalam penerapannya adalah aplikasi Srikandi merupakan lompatan besar sistem digitalisasi kearsipan di kabupaten Pangkep. Aplikasi Srikandi merupakan sistem paling utama dan urgen dipengelolaan kearsipan modern saat ini.
Dalam mendukung pengelolaan Pemerintahan yang akuntabel dan modern sesuai visi misi untuk mewujudkan Pemerintahan yang maju, hebat dan bertanggung jawab.
“Alhamdulillah Aplikasi Srikandi ini sudah diterapkan secara menyeluruh pada organisasi perangkat daerah hingga desa kelurahan. Harapan kami, semoga semua bisa bersinergi berkolaborasi perangkat daerah dan stakeholder terkait lainnya di Kabupaten Pangkep, mendukung sistim pengelolaan digitalisasi kearsipan yang maju dan modern,” tutupnya. ( ab )
